👥 Gérer ses clients

Le module Clients centralise toutes vos fiches clients, particuliers et professionnels.

⚠️ Une fiche client appartient à un seul magasin. Elle n'est pas partagée entre les magasins d'une même société : un client qui passe dans deux points de vente y a deux fiches, chacune avec son solde, ses documents et ses points de fidélité.

Créer un client

Allez dans Clients dans le menu
Cliquez sur ➕ Nouveau client
Renseignez les informations, puis Enregistrer

Informations disponibles

Champ	Description
Type	Particulier ou Professionnel
Civilité / Nom / Prénom	Le nom est obligatoire
Société	Obligatoire pour un professionnel
SIRET	Le bouton de recherche remplit automatiquement la fiche depuis la base SIRENE
N° TVA	Pour les professionnels
Rue / Code postal / Ville	Repris automatiquement sur les documents
Email / Téléphone	Pour l'envoi des documents
Tags	VIP, Fidèle, Revendeur, Litigieux, Prospect
Notes	Commentaires internes, non visibles sur les documents

💡 Si un client au nom, à l'email ou au téléphone proche existe déjà, Epsylon vous avertit (Client potentiellement en doublon) et vous laisse choisir Créer quand même.

Rechercher un client

La barre de recherche accepte plusieurs mots (« Dupont Jean », « Dup 06 ») et cherche dans le nom, la société, l'email, le téléphone et la ville. Saisi seul, un terme est aussi comparé à la plaque et au VIN des véhicules : tapez une immatriculation pour retrouver son propriétaire.

Filtres et tri : Tous / Particuliers / Professionnels, et tri Récent ou A → Z. Les colonnes Client, Type, Contact et Ville sont triables. Les quatre indicateurs en haut de page donnent le total de clients, les professionnels, les particuliers et la part de fiches avec email.

Cocher plusieurs lignes fait apparaître le bouton Supprimer pour une suppression groupée. Le menu ⋮ d'une ligne propose Ouvrir la fiche, Envoyer un email, Créer un devis, Créer une facture, Vente comptoir et Créer une PEC.

Fiche client

Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche, organisée en six onglets. Les champs sont directement modifiables : la barre du bas signale les modifications non enregistrées et porte le bouton Enregistrer.

👤 Fiche — les prises en charge en cours, les indicateurs (Solde compte, CA Total, Dernier passage, et Fidélité si le module est actif), une alerte en cas de factures impayées, les tags, l'identité et les notes internes. C'est aussi ici que se trouve la carte Espace client : Inviter au portail client envoie un email au client pour qu'il crée son compte et consulte ses documents. L'invitation peut être renvoyée, et l'accès Révoqué. Voir Portail client.
📍 Coordonnées — adresse et contact. Un client désinscrit des emails est signalé ici.
💰 Facturation — tous ses documents (avec Voir le PDF et Envoyer par email) et l'historique du Solde de son compte, avec le bouton + Créditer le compte.
🔧 Atelier — ses véhicules (garantie valide / expirée, + Ajouter un véhicule) et ses prises en charge.
💳 Conformité — pièce d'identité (type, numéro, dates de délivrance et d'expiration), scan du document (JPG, PNG, WEBP ou PDF) et informations complémentaires (nationalité, date et lieu de naissance). Un ✓ s'affiche sur l'onglet quand la pièce est renseignée. Si le type de véhicule EDPM est activé pour votre compte, l'onglet porte en plus un panneau Décharges listant les décharges du client (une fois la fiche enregistrée).
🕐 Historique — le journal chronologique de toute l'activité du client : documents, PEC, mouvements de compte, points de fidélité, emails automatiques.

⚠️ La pièce d'identité est une obligation légale pour les bons de rachat (Livre de Police). Sans elle, la fiche du rachat reste incomplète.

Le bouton Nouveau doc ▾ de l'en-tête crée directement une Vente comptoir, un Devis, un Bon de commande, une Facture, un Bon de rachat ou une Nouvelle PEC pour ce client.

Compte client & fidélité

Solde de compte : chaque client dispose d'un solde alimenté par les avoirs remboursés « sur compte », les acomptes et les crédits manuels. Un solde positif sert de moyen de paiement (Compte Client) lors d'un encaissement. Les mouvements sont visibles dans l'onglet Facturation.
Points de fidélité : si le module Fidélité est activé, le solde de points apparaît dans les indicateurs et chaque gain remonte dans l'Historique. Voir Compte client & fidélité.

Export RGPD — génère un ZIP contenant la fiche du client, ses véhicules, ses mouvements de compte, ses PEC, la liste de ses documents et le PDF de chacun, ainsi qu'une note de mentions RGPD. À remettre au client qui demande ses données.
Fusionner — pour un doublon : recherchez la fiche à conserver, validez, et véhicules, documents, PEC, transactions, bons et points de fidélité sont transférés vers elle. La fiche courante est ensuite supprimée — l'opération est irréversible.
Réinscrire aux emails — uniquement pour un client désinscrit, et seulement avec son consentement explicite.

Supprimer un client

Un client ne peut être supprimé que s'il n'a aucun élément lié : ni document (devis, facture…), ni réparation (PEC), ni véhicule enregistré. Si l'un de ces éléments existe, la suppression est bloquée pour conserver la traçabilité.

💡 Dans ce cas, vous pouvez ajouter le tag Litigieux ou simplement ne plus utiliser la fiche. Pour un doublon, préférez la fusion.

Import / Export

L'import et l'export CSV de la base clients se font dans Paramètres → Logiciel → Imports, ligne Clients. Le format d'import attendu est celui de Shifter ; un fichier issu d'un autre logiciel peut ne pas être reconnu. L'import met à jour les fiches existantes lorsqu'il retrouve l'email ou la société.