Prises en charge (PEC)
La PEC (Prise En Charge) est le document central du module Atelier. Elle suit une réparation de son entrée à sa clôture.
Créer une PEC
- Allez dans Atelier dans le menu
- Cliquez sur + Nouvelle PEC
- Renseignez les informations
Informations de la PEC
| Champ | Description |
|---|---|
| Client | Sélectionnez ou créez le client (obligatoire) |
| Véhicule | Sélectionnez le véhicule du client ou créez-en un (obligatoire à la création) |
| Symptômes | Description du problème déclaré par le client |
| Technicien | Technicien assigné |
| Check-in | Accessoires remis avec le véhicule (chargeur, clé, antivol, casque, gants…) |
| Notes internes | Notes techniques internes |
| Lignes | Articles et prestations à réaliser |
À la création, le client et le véhicule sont tous deux requis. Vous pouvez ensuite ajouter des photos (multi-photos) et compléter les lignes.
Statuts d'une PEC
Statuts de travail (modifiables, affichés en colonnes Kanban) :
| Statut | Signification |
|---|---|
| À faire | En attente d'intervention |
| Diagnostic | En cours d'analyse |
| En cours | Réparation en cours |
| Attente pièces | En attente de pièces détachées |
| Terminé | Réparation effectuée, à récupérer |
Statuts automatiques (non sélectionnables manuellement) :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Transformé | Un devis ou une facture a été généré à partir de la PEC |
| Annulé | PEC annulée |
Vous pouvez changer le statut de travail depuis la liste (glisser-déposer en vue Kanban) ou depuis la fiche PEC. Les statuts automatiques sont posés par le système lors de la facturation ou de l'annulation.
Vues disponibles
- Liste — tableau avec filtres et tri
- Kanban — colonnes par statut, glisser-déposer pour changer le statut
En vue Kanban, faites glisser une carte d'une colonne à l'autre pour mettre à jour le statut instantanément.
Numérotation
Les PEC sont numérotées automatiquement au format PECAAAAMM-XXXX (ex : PEC202605-0001). Ce numéro est appelé numéro de réparation et apparaît sur le ticket atelier et les documents générés.
Notifier le client
À tout moment, vous pouvez informer le client de l'avancement : 1. Ouvrez la PEC ou utilisez l'action Notifier le client depuis la liste ou le clic droit 2. Confirmez l'envoi 3. Un email est envoyé au client (email requis sur sa fiche). Le contenu s'adapte au statut de la PEC : - À faire → « 🛠️ Prise en charge » - Diagnostic → « 🔍 Diagnostic en cours » - Attente pièces → « ⏳ Attente de pièces » - En cours → « 🔧 Réparations en cours » - Terminé → « ✅ Véhicule prêt ! »
La PEC est marquée comme « notifiée » après l'envoi.
Générer un devis ou une facture
Depuis la fiche PEC, le bouton Facturer propose deux options : - Devis — génère un devis reprenant les lignes de la PEC - Facture — génère un brouillon de facture reprenant les lignes de la PEC
- Ouvrez la PEC
- Cliquez sur Facturer puis choisissez Devis ou Facture
- Le document est créé avec les lignes et le véhicule de la PEC
- La PEC passe au statut Transformée et reste liée au document généré
Une fois transformée, la PEC ne peut plus être supprimée ni re-facturée.
Changer le véhicule d'une PEC
Depuis la fiche PEC, le bouton Changer de véhicule permet de réassigner la réparation à un autre véhicule du client (par exemple en cas d'erreur de saisie). La liste propose les véhicules rattachés au client de la PEC.
Photos
Chaque PEC accepte plusieurs photos (avant/après intervention, défauts constatés). Elles peuvent ensuite être jointes à une demande SAV ou consultées depuis la fiche.
SAV email
Depuis une PEC, vous pouvez constituer une demande SAV envoyée par email (typiquement au fournisseur) : - Récapitulatif PDF de la demande - Photos de la PEC à joindre (sélection par cases à cocher) - Document client lié et pièces jointes complémentaires - Bouton Relancer pour renvoyer un rappel (disponible une fois la demande envoyée)
Chaque pièce jointe est limitée à 25 Mo.
Ticket atelier
Imprimez le ticket atelier pour accompagner le véhicule pendant la réparation : 1. Ouvrez la PEC 2. Cliquez sur Ticket atelier
Clic droit sur une PEC
Dans la liste et en vue Kanban, le clic droit affiche un menu rapide : - Ouvrir - Ticket atelier - Notifier le client - Archiver / Désarchiver - Supprimer (indisponible si la PEC a été transformée en devis ou facture)