🔧 Prises en charge (PEC)
La PEC (Prise En Charge) est le document central du module Atelier. Elle suit une réparation de son entrée à sa clôture.
Accès : menu Atelier & Parc → Atelier.
Créer une PEC
Cliquez sur Nouvelle PEC. L'assistant se déroule en deux étapes.
Étape 1 — pour qui travaille-t-on ?
- Pour un client : recherchez le client par nom ou téléphone (le bouton + Nouveau crée la fiche à la volée).
- Entretien d'un engin de la flotte : cette option n'apparaît que si le module Flotte & Location est activé. Voir la section dédiée plus bas.
Étape 2 — le détail
| Champ | Description |
|---|---|
| Véhicule | À choisir parmi les véhicules du client (obligatoire), ou à créer avec + Nouveau |
| Technicien assigné | Facultatif, parmi les utilisateurs Dirigeant / Manager / Technicien |
| Type d'intervention | Sélection multiple (voir ci-dessous) |
Si le véhicule est encore sous garantie, un bandeau vert l'indique et le type SAV / Garantie est coché automatiquement.
Terminez par Créer la PEC.
Types d'intervention
Huit types, cumulables : Réparation, Entretien, Préparation (uniquement si le type de véhicule EDPM est activé), SAV / Garantie, Remorquage, Covering (ouvre un encart Demande Marketing liée sur la fiche), Recherche pièces et Diagnostic.
Statuts d'une PEC
Statuts de travail (modifiables, colonnes du Kanban) :
| Statut | Signification |
|---|---|
| À faire | En attente d'intervention |
| Diagnostic | En cours d'analyse |
| En cours | Réparation en cours |
| Attente pièces | En attente de pièces détachées |
| Terminé | Réparation effectuée, à récupérer |
Statuts automatiques (non sélectionnables) :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Transformé | Un devis, une facture ou un bon de SAV a été généré depuis la PEC |
| Annulé | PEC annulée |
Vous pouvez masquer les étapes inutiles pour votre activité : Paramètres → Magasin → Atelier, section Statuts de PEC. Le Kanban, les filtres et les transitions s'adaptent. « À faire » et « Terminé » ne peuvent pas être masqués, et les PEC déjà enregistrées dans un statut masqué restent lisibles.
Une PEC terminée affiche un badge Depuis … (« Depuis 3 jours », « Depuis < 1h ») qui passe du vert à l'orange puis au rouge au fil des jours : de quoi repérer les véhicules qui dorment en atelier.
Vues, filtres et archives
Deux vues : Kanban (glisser-déposer d'une colonne à l'autre pour changer de statut) et ≣ Liste (tri Récent / Ancien / Statut, choix des colonnes).
Les filtres se lisent de haut en bas : d'abord le module (Atelier, Covering, Diagnostic, SAV), puis le type d'intervention, puis le statut. La recherche accepte un nom, une immatriculation ou un n° de PEC.
Voir les archives bascule sur les dossiers archivés. Une PEC s'archive à la main (clic droit → Archiver) et, automatiquement, 90 jours après sa clôture.
Numérotation
Les PEC sont numérotées automatiquement au format PECAAAAMM-XXXX (ex : PEC202608-0001) : préfixe + année-mois + séquence remise à zéro chaque mois. Le préfixe se règle par magasin.
La fiche PEC
La colonne de gauche regroupe, en volets repliables : Client, Statut, Documents liés, Type d'intervention, Accessoires (Chargeur, Clé, Antivol, Casque, Gants — à cocher d'un clic), Technicien, puis les totaux HT / TVA / TTC.
La partie centrale contient :
- Articles — les lignes de la PEC. Le champ de recherche met en avant les pièces déclarées ✓ Compatible avec la marque du véhicule. Sur une PEC de type SAV, le menu d'une ligne permet de la Marquer sous garantie.
- Symptômes (côté client) — ce que le client décrit.
- Note Atelier (interne) — vos notes techniques, jamais reprises sur les documents client.
- Photos — ajoutez autant de clichés que nécessaire (avant/après, défauts constatés) ; un clic les agrandit.
Dicter au lieu de taper
Les deux zones de texte affichent un bouton ● Dicter : cliquez, parlez, le texte se transcrit en français et s'ajoute à la suite de ce qui est déjà saisi ; ■ Arrêter met fin à la dictée. Le bouton n'apparaît que si votre navigateur prend en charge la reconnaissance vocale.
Actions de la fiche
En haut à droite :
- 💾 Sauvegarder — le bandeau indique « ● Non sauvegardé » ou l'heure du dernier enregistrement.
- 📄 Facturer ▾ — Générer un devis ou Générer une facture.
- 🛡 Clôturer SAV — remplace Facturer sur une PEC de type SAV / Garantie : produit un bon de SAV à 0 €.
- 📧 Demande SAV Fournisseur — ouvre la demande à envoyer au fournisseur (voir SAV Fournisseur).
- 📄 Document lié — une fois la PEC facturée, ouvre le document généré.
- ⋯ — Faire signer, Changer de véhicule, Fiche Atelier (A4), Ticket (80×50mm), Envoyer estimation.
Le bouton Facturer ▾ reste grisé tant qu'aucun article ni prestation n'a été ajouté.
Générer un devis ou une facture
- Ouvrez la PEC et cliquez sur Facturer ▾
- Choisissez Générer un devis ou Générer une facture
- Le document reprend les lignes, le client et le véhicule ; le devis est créé émis, la facture au brouillon
- La PEC passe en Transformé et reste liée au document
Une PEC transformée ne peut plus être re-facturée ni supprimée. Si une décharge de niveau Légal est attachée à une ligne, la facturation est bloquée tant qu'elle n'est pas signée.
Faire signer ouvre un pavé de signature : le client signe à l'écran, Epsylon propose ensuite de lui envoyer le ticket signé par email, et un badge ✓ Signé apparaît sur la fiche. Changer de véhicule réassigne la PEC à un autre véhicule du même client, en cas d'erreur de saisie.
Notifier le client
Depuis la liste ou le clic droit, l'action Notifier client envoie un email dont le contenu suit le statut de la PEC (email requis sur la fiche client) :
| Statut | Objet du mail |
|---|---|
| À faire | 🛠️ Prise en charge |
| Diagnostic | 🔍 Diagnostic en cours |
| Attente pièces | ⏳ Attente de pièces |
| En cours | 🔧 Réparations en cours |
| Terminé | ✅ Véhicule prêt ! |
| Transformé | 📁 Dossier clôturé |
| Annulé | Mise à jour Atelier |
Une PEC passée en Annulé n'a pas de message dédié : elle part avec l'email générique « Mise à jour Atelier - … », qui annonce simplement le nouveau statut.
La PEC est marquée « notifiée » après l'envoi. Les textes se personnalisent dans Paramètres → Intégrations → Modèles d'emails.
Le kiosque de signature
Le module Kiosque transforme une tablette du comptoir en borne de signature : le client y retrouve son dossier, lit les conditions générales du bon de dépôt, signe, et reçoit son ticket par email. Aucune connexion employé n'est nécessaire, et la borne ne voit que les PEC en cours de ce magasin.
Mise en service dans Paramètres → Logiciel → Kiosque (écran réservé au rôle Admin système) :
- Appairer une tablette : donnez-lui un nom (ex : « Tablette comptoir ») et cliquez sur Appairer
- Copiez le jeton affiché — il ne sera plus jamais montré
- Ouvrez l'URL du kiosque sur la tablette et collez le jeton
Chaque borne a son propre jeton : Révoquer coupe l'accès d'une tablette perdue ou volée sans toucher aux autres. L'écran indique pour chacune la date du dernier accès.
Le détail de l'appairage, de la révocation et de ce que le client voit sur la borne se trouve dans Mode kiosque.
PEC d'entretien sur un engin de la flotte
Vos engins de location s'entretiennent aussi. À l'étape 1 de la création, choisissez Entretien d'un engin de la flotte puis l'engin concerné (la recherche accepte nom, marque, plaque ou VIN). Le bouton devient Créer la PEC d'entretien.
Ce type de PEC obéit à des règles particulières :
- Ni client, ni véhicule client : c'est un travail que le magasin fait pour lui-même.
- Non facturable : ni devis, ni facture, ni bon de SAV.
- L'engin passe en maintenance et cesse d'être louable tant que la PEC est ouverte — sauf s'il est en location ou réservé, auquel cas il reste « En location ». Attention : la clôture du retour le repasse alors en Disponible, même si la PEC d'entretien est toujours ouverte ; remettez-le en Maintenance à la main si l'engin ne doit pas repartir.
- À la clôture, les pièces posées sortent du stock en charge d'entretien, sans document de vente. Rouvrir la PEC les remet au stock.
Un engin sorti de la flotte ne peut plus entrer à l'atelier.