💼 Comptabilité & Fiscalité
Le module Comptabilité tient les écritures de vos ventes, produit les exports destinés à votre expert-comptable et donne accès à votre plan comptable.
Accès : Comptabilité → Comptabilité. Un magasin doit être sélectionné. La page comporte quatre onglets — Tableau de bord, Exports, Balance & Livre, Plan comptable — qui partagent le même sélecteur de période : Ce mois (par défaut), Mois dernier, Ce trimestre, Trim. dernier, l'année en cours et la précédente désignées par leur millésime, ou des dates libres.
💡 Les écritures de vente sont générées à l'émission du document, pas à son règlement : une facture émise et impayée figure déjà en comptabilité. Les écritures de trésorerie, elles, sont créées à chaque règlement.
Tableau de bord
Quatre indicateurs : Chiffre d'affaires (HT, avec le nombre de factures), Encaissements aujourd'hui, TVA à reverser sur la période et Créances clients.
Des alertes signalent ensuite une balance déséquilibrée, des factures en retard de paiement, des devis en attente depuis plus de 7 jours et des factures sans écritures comptables. Suivent quatre blocs — Évolution du CA (30 derniers jours), TVA collectée par taux, Top 5 clients, Encaissements par mode — et un tableau Détail TVA pour déclaration (base HT, TVA et TTC par taux).
Le bouton Régénérer écritures recrée les écritures de la période à partir des documents. L'opération est irréversible, limitée à 366 jours, et refusée si la période touche un exercice clos ou verrouillé.
Exports
Chaque export se télécharge pour la période choisie via son bouton Télécharger.
| Export | Format | Contenu |
|---|---|---|
| Export FEC | .txt |
Fichier des Écritures Comptables normalisé (art. A47 A-1 du LPF), 18 colonnes séparées par tabulation |
| Export Sage | .csv |
Trois journaux — Vente, Banque, Caisse — avec codes auxiliaires |
| Journal des Ventes (VT) | .csv |
Une ligne par facture : compte de vente, HT, TVA, TTC |
| Journal de Trésorerie | .csv |
Une ligne par règlement : mode, compte de trésorerie, montant |
| Journal des Rachats (BR) | .csv |
Bons de rachat aux particuliers : cédant, articles, n° de registre de police, montant net hors champ TVA |
| Livre de Caisse | .csv |
Tous les mouvements de caisse : date, sens, montant, motif, moyen de paiement |
Deux archives mensuelles complètent la liste, chacune avec son propre sélecteur de mois :
- Factures mensuelles (ZIP) — les PDF des factures, des ventes au comptoir et des avoirs du mois, plus les bons de rachat dans un sous-dossier Rachats ;
- Achats fournisseurs (ZIP) — les fichiers originaux importés (PDF, photos) accompagnés d'un récapitulatif Excel et d'un récapitulatif PDF. Le récapitulatif Excel porte une colonne Régime TVA (« Franchise (sans TVA) », « Autoliquidation », vide pour un fournisseur assujetti), et les deux récapitulatifs comptent les factures concernées.
⚠️ Le FEC est le format exigé par l'administration fiscale en cas de contrôle. Conservez les fichiers annuels.
Sur quel compte tombe chaque ligne
À l'émission, chaque ligne de document est affectée à un compte de produit. Les règles sont examinées dans cet ordre, la première qui s'applique l'emporte :
| Nature de la ligne | Compte utilisé | Numéro par défaut |
|---|---|---|
| Ligne d'un contrat de location | Locations de véhicules | 708300 |
| Bien d'occasion vendu depuis le module Occasion | Ventes de biens d'occasion | 707400 |
| Article portant un Compte Vente sur sa fiche | le compte choisi sur l'article | — |
| Prestation (main d'œuvre, forfait) | Réparations et entretien | 706100 |
| Article dont la catégorie contient moto, vélo, scooter ou bike | Ventes de véhicules | 707100 |
| Article dont la catégorie contient pièce ou part | Ventes de pièces détachées | 707200 |
| Article dont la catégorie contient accessoire, casque, vêtement ou équipement | Ventes d'accessoires | 707300 |
| Tout le reste | Ventes de marchandises | 707000 |
💡 La reconnaissance des véhicules, pièces et accessoires se fait sur le nom de la catégorie de l'article. Une catégorie nommée « Batteries » ou « Pneumatiques » ne contient aucun de ces mots : ses articles partent sur le compte de ventes de marchandises. Pour les orienter ailleurs, renommez la catégorie ou posez un Compte Vente sur la fiche des articles concernés.
⚠️ Un forfait « tout compris » part en une seule vente de prestation. Il n'y a aucune ventilation automatique main d'œuvre / pièces dans les exports comptables : quand la case « prix des pièces inclus » est cochée, les pièces sont facturées 0 € et ne produisent aucune écriture, tout le montant est crédité sur le compte de prestation. Pour obtenir la ventilation, décochez « prix des pièces inclus » : chaque pièce se facture alors à son prix et rejoint son propre compte de vente. (Les statistiques, elles, réaffectent bien le coût des pièces incluses à la prestation.)
Une remise globale en pied de document est répartie proportionnellement sur les comptes de vente concernés.
TVA
Ventilation de la TVA collectée
Le tableau de bord ventile la TVA collectée par taux : base HT, montant de TVA et TTC. Chaque taux a son compte — 445710 (20 %), 445711 (10 %), 445712 (5,5 %), 445713 (2,1 %).
La TVA déductible sur les achats n'est pas calculée par ce module.
Exigibilité : débits ou encaissements
Le régime d'exigibilité se règle dans l'onglet Plan comptable, bloc Exigibilité de la TVA (réservé aux dirigeants et super-administrateurs).
- Sans option — la TVA des prestations (atelier, location) n'est exigible qu'à l'encaissement, celle des marchandises dès la livraison. La TVA des prestations facturées non réglées stationne sur un compte d'attente, TVA collectée sur encaissements (445800), et en sort règlement par règlement vers le compte du taux concerné.
- Avec l'option pour les débits — cochez Option pour le paiement de la TVA d'après les débits, saisissez sa date d'effet et cliquez sur Enregistrer. Toute la TVA devient exigible dès la facturation.
⚠️ L'option se souscrit auprès de l'administration fiscale ; la date à saisir est celle de sa prise d'effet. Les factures antérieures à cette date conservent le régime des encaissements, même comptabilisées après : rien n'est réécrit rétroactivement. Les factures portant de la TVA sur les débits doivent mentionner « TVA acquittée sur les débits ».
TVA sur marge des biens d'occasion
Un article d'occasion dont la fiche porte le Régime de la marge — art. 297 A CGI (onglet Tarification du module Occasion) se vend sans TVA apparente sur la facture. Epsylon calcule néanmoins la TVA due sur la marge (prix de vente − prix d'achat, ramené hors taxes) et l'isole sur le compte TVA collectée sur marge (445718). Le compte de vente ne reçoit que le net.
Une marge négative ne produit aucune TVA et n'ouvre aucun droit à déduction. Cette TVA-là est exigible à la livraison : le régime des encaissements ne la concerne pas.
Balance & Livre
L'onglet Balance & Livre affiche la balance des comptes mouvementés sur la période (numéro, libellé, débit, crédit, solde, totaux en pied), avec une recherche sur le numéro ou le libellé. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le Grand Livre du compte : totaux et détail des écritures (date, pièce, libellé, tiers, débit, crédit, solde progressif).
Plan comptable
Epsylon s'appuie sur le Plan Comptable Général français, propre à chaque société.
À la première visite, le bouton Initialiser les comptes crée l'ensemble des comptes par défaut — préalable indispensable aux exports. Les comptes sont ensuite regroupés par catégorie : Comptes Clients, Ventes de Marchandises, Prestations de Services, TVA Collectée & Déductible, Trésorerie, Stocks, Fournisseurs, Achats, Immobilisations, Charges et dotations.
➕ Nouveau compte (ou l'icône ✏️ d'une ligne) demande un Type de compte (clé unique en MAJUSCULES_AVEC_UNDERSCORES, non modifiable ensuite), un Numéro de compte PCG (3 à 6 chiffres commençant par 1 à 7), un Libellé — celui repris dans la balance, le grand livre et le FEC —, une Catégorie, et une case Compte par défaut pour cette catégorie.
Changer le numéro d'un compte suffit à réorienter toutes les écritures futures qui s'appuient dessus.
Un bloc Cautions de location en cours peut figurer au-dessus du plan comptable. Il n'apparaît que si le module Flotte & Location est actif, que votre rôle y donne accès et qu'il y a effectivement quelque chose à montrer : au moins une caution, ou un solde de compte de dépôt non nul. Tant qu'aucune caution n'a été prise, le bloc reste invisible. Une fois affiché, il donne le montant des empreintes bancaires non encaissées à porter en engagement hors bilan, avec une mention prête à recopier en annexe, et rapproche les cautions réellement encaissées du solde du compte de dépôt.