🛡️ SAV Fournisseur
Le module SAV Fournisseur gère les dossiers que vous ouvrez auprès de vos fournisseurs : une pièce est tombée en panne, vous demandez sa prise en charge sous garantie. Chaque demande rassemble le diagnostic de l'atelier, les articles concernés, les photos et tout l'échange avec le fournisseur, jusqu'à sa réponse.
Accès : menu Atelier & Parc → SAV Fournisseur.
⚠️ Le module doit être activé pour votre compte. Il est inclus dès la formule Atelier — voir Activer ses modules.
Une demande SAV ne porte aucun montant et ne bouge pas le stock. C'est un dossier de suivi : la facturation du client, elle, reste sur la PEC.
Voir aussi : Prises en charge (PEC) · Fiches fournisseurs
Créer une demande depuis une PEC
Une demande SAV se crée toujours depuis une prise en charge, jamais depuis la liste.
- Ouvrez la PEC concernée. Elle doit porter le type d'intervention SAV / Garantie.
- Cliquez sur 📧 Demande SAV Fournisseur dans l'en-tête. Le bouton disparaît une fois la PEC transformée en devis ou en facture.
- Renseignez le formulaire, puis Enregistrer.
Le panneau Demande SAV fournisseur rappelle en tête le client, le véhicule, la plaque et le VIN, puis se déroule en cinq sections.
| Section | Contenu |
|---|---|
| Fournisseur & articles | Fournisseur (obligatoire), Kilométrage, Réf. SAV fournisseur (le n° de dossier chez lui) |
| Diagnostic | Symptômes constatés, Tests effectués, État des composants, Conclusion / Diagnostic |
| Document client lié | Une Facture à lier, jointe à l'envoi |
| Photos & pièces jointes | Photos de la PEC à cocher, plus vos propres fichiers |
| Notes internes | Visibles uniquement par votre équipe, jamais transmises |
Dès qu'un fournisseur est choisi, la liste Articles de ce fournisseur — cocher ceux en SAV propose les lignes de la PEC rattachées à ce fournisseur (les prestations sont exclues). Si aucune ligne ne correspond, Epsylon affiche Aucun article de ce fournisseur dans cette PEC — vous pouvez tout de même envoyer la demande.
La section Document client lié n'apparaît que si la PEC porte un véhicule. La liste Facture à lier propose les factures rattachées à ce véhicule ou à son client, du plus récent au plus ancien, avec l'option — Aucun (ne pas lier de facture) — ; s'il n'y en a aucune, Epsylon affiche Aucune facture trouvée pour ce véhicule. Le PDF de la facture retenue partira en pièce jointe avec la demande, sous le nom Facture-client-….pdf. Le choix ne se fait qu'en brouillon : ensuite, la facture reste affichée en lecture.
L'onglet Historique liste les demandes déjà ouvertes sur cette PEC ; cliquez sur l'une d'elles pour la rouvrir.
Envoyer la demande au fournisseur
Trois manières de faire partir un dossier, depuis le panneau de la demande :
- 📤 Envoyer par email — ouvre la fenêtre Envoyer la demande SAV. Le Destinataire, l'Objet et le Message sont pré-remplis (e-mail du fournisseur, n°
SAV-000123, véhicule, symptômes et lien du portail) ; vous pouvez tout modifier et ajouter des adresses en CC. Partent automatiquement en pièces jointes : le PDF récapitulatif, les photos PEC cochées, vos pièces jointes et le PDF de la facture client liée. - 📌 Marquer comme envoyé (menu ⋯) — pour un envoi déjà fait par téléphone ou courrier. Une note explicative est obligatoire : elle reste dans le dossier.
- 📋 Copier la demande (menu ⋯) — recopie tout le dossier en texte brut dans le presse-papiers.
L'envoi par e-mail utilise le serveur SMTP du magasin. Sans SMTP configuré (Paramètres → Magasin), l'envoi est refusé.
Une fois la demande partie, le bouton 🔔 Relancer remplace l'envoi. Chaque relance est comptée et datée dans le dossier, sans changer le statut.
Les statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| 📝 Brouillon | Créée, pas encore envoyée. Seul statut modifiable |
| 📤 Envoyée | Partie chez le fournisseur, en attente de réponse |
| ✅ Acceptée | Le fournisseur prend la pièce en charge |
| ⚠️ Partielle | Prise en charge partielle |
| ❌ Refusée | Le fournisseur refuse |
| 🚫 Annulée | Dossier abandonné de votre côté |
Les règles appliquées : une demande n'est modifiable qu'en brouillon ; l'annulation n'est possible que depuis Brouillon ou Envoyée (on n'annule pas un dossier déjà tranché) ; une demande annulée est figée, plus aucun changement de statut et le fournisseur ne peut plus y répondre ; la suppression n'est ouverte qu'aux demandes en brouillon ou annulées. Les demandes annulées sont exclues des statistiques.
La liste des demandes
L'écran s'ouvre sur l'onglet Liste, avec le nombre de demandes en tête. Vous filtrez par statut (pastilles), par fournisseur (Tous fournisseurs) et par recherche libre — fournisseur, symptômes ou référence.
Colonnes : Date, Fournisseur, PEC, Véhicule, Client, Articles, Statut, Actions.
- Un clic sur une ligne en brouillon rouvre le formulaire de saisie ; sur une demande déjà envoyée, il ouvre la fiche en lecture, organisée en trois onglets : Diagnostic, Articles et Échanges.
- Le clic droit ouvre un menu contextuel adapté au statut : Envoyer au fournisseur, Marquer envoyée, Marquer acceptée / partielle / refusée, Relancer le fournisseur, Annuler la demande, Supprimer.
- Le bouton 🔗 Copier le lien portail apparaît en tête de fiche une fois le lien envoyé : pratique pour le redonner par téléphone.
Le portail fournisseur
Chaque demande dispose d'un lien privé qui ouvre une page publique — le fournisseur n'a ni compte ni mot de passe à créer. Le lien est inséré dans l'e-mail d'envoi.
Le fournisseur y retrouve le n° de dossier, votre magasin, le véhicule, le diagnostic, les articles, les photos, les pièces jointes et la facture client liée. Il peut :
- Répondre : Accepter la prise en charge, Prise en charge partielle ou Refuser, en indiquant sa propre référence et une note. Le statut de la demande bascule aussitôt de votre côté.
- Modifier ma réponse : le dossier repasse en Envoyée et un message de trace est ajouté à l'échange.
- Écrire un message et ajouter une pièce jointe (PDF, image, Word, Excel).
Un fournisseur qui a perdu son lien clique sur Retrouver mes demandes SAV : il saisit son adresse et reçoit par e-mail la liste de ses dossiers en cours. À chaque réponse, réouverture, message ou pièce jointe du fournisseur, une notification arrive dans Epsylon et un e-mail part vers l'auteur de la demande.
Pièces jointes et échanges
Côté magasin, la section Photos & pièces jointes propose + Photo et + Document (PDF, Word, Excel, texte), 25 Mo maximum par fichier. Il faut enregistrer la demande une première fois avant de pouvoir joindre un fichier.
Dans l'onglet Échanges de la fiche, vous retrouvez les photos jointes, les Documents fournisseur (avec un bouton Télécharger) et le fil de discussion. Votre message part par e-mail au fournisseur, qui le lit sur son portail — et inversement. Les messages du fournisseur apparaissent à droite, les vôtres à gauche.
Statistiques
L'onglet Statistiques donne cinq indicateurs — Total demandes, Taux acceptation (acceptées + partielles), En attente, Refusées, Délai réponse moy. en jours — puis deux tableaux : Taux SAV par fournisseur et Top articles défectueux classé par quantité. De quoi repérer la pièce qui revient trop souvent et le fournisseur qui traîne à répondre.
Lien avec la PEC d'origine
La demande reste attachée à la prise en charge qui l'a fait naître :
- Sur la PEC, l'encadré Documents liés de la colonne de gauche affiche chaque demande SAV avec son fournisseur, sa date et son statut. Un clic la rouvre sans quitter la PEC.
- Dans la liste SAV, la colonne PEC rappelle le numéro de la prise en charge.
- Sur une PEC de type SAV / Garantie, chaque ligne peut être marquée Sous garantie par son menu contextuel. La PEC se solde ensuite avec 🛡 Clôturer SAV, qui produit le bon de SAV — voir Prises en charge (PEC).
L'accès au module suit les droits de l'atelier : lecture pour consulter, écriture pour créer, modifier et envoyer, suppression pour supprimer une demande ou une pièce jointe.