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🏖️ Congés & absences

Les congés et absences se gèrent dans le module Planning RH, section Absences (côté responsable), et dans Mon espace RH (côté salarié).

Côté responsable — la section Absences

Dans le module Planning RH, ouvrez la section Absences. Elle affiche les absences de l'année en cours pour tout le compte (le titre rappelle l'année et le nombre d'absences). Il n'y a pas de navigation d'une année à l'autre.

Deux vues sont proposées :

  • Frise (affichée par défaut) — une frise annuelle : une ligne par salarié, l'année en abscisse, chaque absence est une barre colorée selon son type. Les demandes en attente apparaissent en pointillés, un trait rouge marque la date du jour, et une légende rappelle les types présents. Survolez une barre pour en lire le détail.
  • Liste — une fiche par salarié affichant ses absences et ses compteurs de congés.

Le champ Rechercher un salarié… filtre l'affichage par nom.

Saisir une absence (responsable)

  1. Dans la section Absences, cliquez sur + Nouvelle absence
  2. Renseignez :
  3. Salarié
  4. Type (voir la liste ci-dessous)
  5. Du et Au
  6. Cliquez sur Enregistrer

Une absence saisie par un responsable est directement validée (approuvée).

Les types d'absence fournis d'origine sont : Congés payés, RTT, Récupération, Maladie, Congé sans solde, Formation et Indisponibilité. Chacun a sa couleur et son icône dans le planning et dans la frise.

Une absence peut aussi être posée d'un clic sur une journée depuis la grille du planning : le ＋ d'une case propose, sous les modèles de journée, la liste des types d'absence (voir Planning RH).

Valider ou refuser une demande

Quand des salariés déposent des demandes depuis Mon espace RH, un bandeau ⏳ demande(s) en attente de validation apparaît en haut de la section Absences. Pour chaque demande :

  • Approuver — la valide ; l'absence apparaît alors sur le planning
  • Refuser — la rejette

Les statuts possibles d'une absence sont : en attente, approuvé, refusé, annulé.

Supprimer une absence

Seules les absences dont la date de fin n'est pas passée peuvent être supprimées :

  • dans la vue Frise, cliquez sur la barre de l'absence : une confirmation vous est demandée ;
  • dans la vue Liste, cliquez sur le × de sa vignette : la suppression est immédiate, sans confirmation. Ce × n'apparaît que sur les absences approuvées et non passées.

Les absences passées ne peuvent pas être supprimées : un message le rappelle si vous essayez.

Compteurs de congés

Dans la vue Liste de la section Absences, chaque fiche salarié affiche, en haut à droite, ses compteurs de l'année. Ils existent pour trois types seulement : Congés payés, RTT et Récupération.

Chaque compteur se lit ainsi :

Congés payés 3 / 25 (reste 22)

Valeur Description
Premier nombre (en gras) Jours déjà pris (absences approuvées de l'année, une demi-journée comptant 0,5)
Deuxième nombre Jours acquis, ajustement éventuel inclus
reste Solde restant (acquis + ajustement − pris)

Les compteurs se mettent à jour à mesure que les absences sont validées.

Le nombre de jours pris affiché ici — dans la section Absences, côté responsable — est recalculé en permanence à partir des absences approuvées ; c'est le seul endroit où il l'est (voir Mon espace RH plus bas). En revanche, les jours acquis et l'ajustement ne se saisissent depuis aucun écran du module RH à ce jour : si aucun compteur n'a été repris pour un salarié, son « acquis » reste à 0 et le solde apparaît négatif dès la première absence posée.

Absences dans le planning

Seules les absences approuvées apparaissent :

  • sur la grille Planning (vues Gestion, Mensuel et Consultation), sous forme de vignette colorée selon leur type. Une journée d'absence n'accepte pas de créneau ;
  • dans la section Préparation de paie, comptabilisées en jours et ventilées par type.

Le Décompte du temps, lui, ne compte que les heures planifiées : les absences n'y figurent pas.

Mon espace RH

Chaque salarié dispose d'un espace personnel, accessible via le menu Ressources Humaines → Mon espace RH. Il faut que le compte Epsylon du salarié soit relié à une fiche salarié ; sinon l'écran affiche « Aucune fiche salarié liée ».

Le salarié y retrouve :

  • son solde de congés payés (Solde CP, Acquis, Pris) — ce bloc n'apparaît que pour les statuts ouvrant droit aux congés payés ;
    • ⚠️ contrairement aux compteurs de la section Absences, ceux-ci ne sont pas recalculés à partir des absences approuvées : Pris reste à 0 quoi qu'il arrive, et Solde CP vaut donc simplement acquis + ajustement. Le chiffre de référence est celui que voit le responsable.
  • ses prochains créneaux planifiés sur 14 jours, avec l'horaire et le magasin, qu'ils aient été publiés ou non ;
  • ses absences et leur statut (En attente, Validé, Refusé, Annulé).

La liaison entre un compte Epsylon et une fiche salarié n'est pas modifiable depuis l'annuaire : la colonne Compte de la section Salariés (« lié » / « sans compte ») est en lecture seule. Les fiches issues de la reprise des comptes existants sont déjà liées.

Poser une demande de congé (salarié)

  1. Dans Mon espace RH, cliquez sur + Poser un congé
  2. Renseignez :
  3. Type : Congés payés, RTT, Récupération, Sans solde ou Formation (Maladie et Indisponibilité ne sont pas proposés au salarié)
  4. Du et Au
  5. Si le congé porte sur un seul jour : Journée entière, Demi-journée (matin) ou Demi-journée (après-midi)
  6. Motif (optionnel)
  7. Cliquez sur Envoyer la demande

La demande part en attente de validation. Le responsable la traite ensuite depuis la section Absences (voir plus haut).