📄 Documents - Vue d'ensemble
Epsylon gère l'ensemble de votre cycle commercial et de facturation dans un seul module Documents.
Types de documents
| Type | Usage | Affecte le stock ? | Signature fiscale ? |
|---|---|---|---|
| Devis | Proposition commerciale | ❌ | ❌ |
| Bon de commande | Commande validée par le client | ❌ | ❌ |
| Facture | Document fiscal définitif | ✅ (décrémente) | ✅ |
| Vente comptoir | Vente immédiate au point de vente | ✅ (décrémente) | ✅ |
| Avoir | Retour / correction d'une facture payée | ✅ (réintègre) | ✅ |
| Bon de rachat | Rachat d'un article à un particulier | ❌ | ❌ |
| Bon de SAV | Récapitulatif à 0 € d'une réparation sous garantie | ❌ | ❌ |
💡 Le stock n'est mouvementé qu'au premier encaissement du document (statut Partiel ou Payé), pas à sa création. En attendant, un bon de commande et une facture ou vente comptoir en brouillon réservent la marchandise : le disponible affiché au vendeur en tient compte.
Créer un document
Dans Documents :
- 🛒 Vente comptoir ouvre le point de vente ;
- ➕ Nouveau ▾ propose Devis, Bon de commande, Facture, Bon de rachat, puis Depuis un modèle… et Import externe (PDF).
Le bouton Créer de la barre du haut reprend ces créations depuis n'importe quel écran, sous le groupe Ventes : Nouvelle facture, Nouvelle Vente comptoir, Nouveau devis, Nouvelle commande et Bon de rachat — mais ni Depuis un modèle… ni Import externe (PDF), qui restent propres à l'écran Documents. Un avoir, en revanche, ne se crée nulle part de cette façon : il naît d'une facture entièrement payée (voir Avoirs).
Depuis un modèle… ouvre la fenêtre Modèles de documents : chaque modèle rejoue un jeu de lignes déjà préparé (contenu, commentaires, remise globale — ni client ni dates). Vous créez un modèle depuis n'importe quel document via ⋯ → Enregistrer comme modèle, puis vous pouvez le Renommer / Modifier, le Dupliquer ou le Supprimer.
Import externe (PDF) reprend des factures émises par un autre logiciel (Shifter, Evoliz ou Autre) : déposez les PDF, Epsylon en extrait les données, vous confirmez.
Cycle de vie d'un document
Devis → Bon de commande → Facture
↘
Facture (directe)
- Un devis peut être transformé en bon de commande ou directement en facture.
- Un bon de commande se transforme en facture (les acomptes sont repris).
- Une facture entièrement payée peut donner lieu à un avoir (retour / correction).
Chaque transformation crée un nouveau document en brouillon, lié au précédent (bloc 🔗 Éléments Liés). Un document ne peut être transformé qu'une fois. Une fois émis (numéro définitif attribué et signature fiscale posée), son contenu est figé : toute correction passe par un avoir.
Statuts
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | Document en cours de rédaction, modifiable, sans numéro |
| Émis | Numéro définitif attribué (et signature posée pour les types fiscaux) |
| Envoyé | Devis envoyé au client (en attente de réponse) |
| Transformé | Devis converti en bon de commande ou facture |
| Partiel | Un premier règlement / acompte a été enregistré |
| Payé | Règlement complet reçu |
| Remboursé | Avoir intégralement remboursé |
| Finalisé | Bon de SAV clos |
| Annulé | Document annulé |
Tous les statuts ne s'appliquent pas à tous les types : un devis ne connaît que Émis / Envoyé / Transformé, un avoir Brouillon / Émis / Partiel / Remboursé / Annulé.
⚠️ Il n'existe pas de statut « Validé ». La finalisation d'une facture, d'une vente comptoir ou d'un avoir s'appelle l'émission : elle intervient via l'action « Émettre (attribuer le n°) », à l'envoi par email, ou au premier encaissement — le premier de ces événements déclenche l'attribution du numéro et la signature.
Numérotation
Un document en Brouillon n'a pas de numéro : son en-tête affiche « (Nouveau) ». Le numéro définitif est attribué à l'émission, et la date du document est alors recalée au jour de cette émission (l'échéance conserve le délai initial).
Le format est préfixe + année-mois + séquence, la séquence étant réinitialisée chaque mois :
- Devis :
D202608-0001 - Bon de commande :
BC202608-0001 - Facture :
F202608-0001 - Vente comptoir :
VC202608-0001 - Avoir :
AV202608-0001 - Bon de rachat :
BR202608-0001 - Bon de SAV :
SAV202608-0001
Deux exceptions reçoivent leur numéro dès la création : le devis, qui naît au statut Émis, et le bon de rachat, remis au cédant et inscrit au livre de police avant tout règlement.
⚙️ Les préfixes des devis, bons de commande et factures se règlent dans Paramètres → Logiciel → Documents. La séquence, elle, est attribuée automatiquement et ne peut pas être modifiée (conformité fiscale française).
💡 Plusieurs magasins dans la même société ? Chaque magasin supplémentaire reçoit une série propre, insérée après le préfixe (ex.
FLYON-202608-0001), pour que deux points de vente ne produisent jamais le même numéro. Le premier magasin conserve la série principale, sans marque.
Conformité fiscale
Les factures, ventes comptoir et avoirs, une fois émis, sont :
- signés cryptographiquement et chaînés au document précédent du magasin (piste d'audit inaltérable) ;
- accompagnés, dans leur PDF, du fichier Factur-X (profil BASIC) de la facture électronique européenne.
Les devis, bons de commande, bons de SAV et bons de rachat n'ont pas de signature fiscale.
⚠️ La suppression de documents est désactivée : tous les documents sont conservés à des fins fiscales et de traçabilité.
Archiver
Le bouton Archivés bascule la liste vers les documents archivés (← Retour pour revenir). Chaque ligne propose 📦 Archiver / ↺ Désarchiver dans son menu ⋮, aux côtés de Ouvrir, Voir le PDF et Imprimer ticket.
Un document archivé disparaît de la liste courante et libère le stock qu'il réservait. Epsylon archive aussi automatiquement, chaque nuit, les factures, ventes comptoir et avoirs soldés depuis plus d'un an, ainsi que les devis refusés, expirés ou transformés depuis plus de 90 jours.