📄 Documents - Vue d'ensemble
Epsylon gère l'ensemble de votre cycle commercial et de facturation dans un seul module Documents.
Types de documents
| Type | Usage | Affecte le stock ? | Signature fiscale ? |
|---|---|---|---|
| Devis | Proposition commerciale | ❌ | ❌ |
| Bon de commande | Commande validée par le client | ❌ | ❌ |
| Facture | Document fiscal définitif | ✅ (décrémente) | ✅ |
| Vente comptoir | Vente immédiate en caisse | ✅ (décrémente) | ✅ |
| Avoir | Correction / remboursement d'une facture | ✅ (réintègre) | ✅ |
💡 Le stock n'est mouvementé qu'au premier encaissement du document (statut Partiel ou Payé), pas à sa création.
Le module gère aussi des Bons de SAV et des Bons de rachat, décrits dans leurs sections dédiées.
Cycle de vie d'un document
Devis → Bon de commande → Facture
↘
Facture (directe)
- Un devis peut être transformé en bon de commande ou directement en facture.
- Un bon de commande se transforme en facture (les acomptes sont repris).
- Une facture entièrement payée peut donner lieu à un avoir (retour / correction).
Chaque transformation crée un nouveau document lié au précédent. Une fois qu'un document est émis (numéro définitif attribué et signature fiscale posée), son contenu est figé : toute correction passe alors par un avoir.
Statuts
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | Document en cours de rédaction, modifiable, sans numéro définitif |
| Émis | Numéro définitif attribué, contenu figé (pour les types fiscaux) |
| Envoyé | Devis envoyé au client (en attente de réponse) |
| Transformé | Devis converti en bon de commande ou facture |
| Partiel | Un premier règlement / acompte a été enregistré |
| Payé | Règlement complet reçu |
| Remboursé | Avoir intégralement remboursé |
| Annulé | Document annulé |
⚠️ Il n'existe pas de statut « Validé ». La finalisation d'une facture ou vente s'appelle l'émission : elle intervient via l'action « Émettre », à l'envoi par email, ou au premier encaissement — le premier de ces événements déclenche l'attribution du numéro et la signature.
Numérotation
Tant qu'un document est en Brouillon, il n'a pas de numéro (il s'affiche « Brouillon »). Le numéro définitif est attribué à l'émission.
Le format est : préfixe + année-mois + séquence, réinitialisé chaque mois. Par exemple :
- Devis :
D202607-0001 - Bon de commande :
BC202607-0001 - Facture :
F202607-0001 - Vente comptoir :
VC202607-0001 - Avoir :
AV202607-0001
⚙️ Les préfixes des devis, bons de commande et factures sont configurables dans les paramètres du magasin. La séquence, elle, est continue et attribuée automatiquement — elle ne peut pas être modifiée manuellement (conformité fiscale française).
Conformité fiscale
Les factures, ventes comptoir et avoirs, une fois émis, sont :
- Signés cryptographiquement et chaînés au document précédent (piste d'audit inaltérable, NF525) ;
- exportés au format Factur-X dans leur PDF (facture électronique européenne).
💡 Ces mécanismes sont automatiques — vous n'avez rien à configurer. Ils ne s'appliquent pas aux devis ni aux bons de commande, qui n'ont pas de valeur fiscale.
⚠️ La suppression de documents est désactivée : tous les documents sont conservés à des fins fiscales et de traçabilité.