🛒 Commandes en ligne
Les commandes reçues par la boutique se traitent dans Boutique → Commandes web. C'est le seul écran qui agit sur leur cycle de vie.
Consulter les commandes
La liste affiche le n° de commande (format WEB-202608-0001), le client, le dépôt (magasin qui doit préparer), le mode (Retrait magasin / Livraison), le paiement, le nombre d'articles, le total TTC, la date et le statut.
Des onglets filtrent par statut — Toutes, En attente paiement, Confirmées, Prêtes, Facturées, Annulées — avec le nombre de commandes dans chacun. Un champ recherche par n° de commande, e-mail ou nom. En haut à droite, un bandeau signale les commandes en attente d'action.
Statuts d'une commande
En attente paiement → Confirmée → Prête → Facturée (ou Annulée).
| Statut | Description |
|---|---|
| En attente paiement | Commande reçue, paiement en ligne non encore confirmé |
| Confirmée | Paiement validé (Stripe / Alma), ou commande à régler au magasin. Le stock est décrémenté |
| Prête | Commande préparée : disponible au retrait, ou colis expédié |
| Facturée | Commande finalisée, facture Epsylon générée |
| Annulée | Commande annulée. Le stock est restitué si elle était déjà confirmée ou prête |
Moyens de paiement
| Paiement | Confirmation |
|---|---|
| Stripe (carte) | Automatique, dès le paiement |
| Alma (paiement en plusieurs fois) | Automatique, dès l'acceptation du dossier |
| En magasin / Sur place | Encaissement au magasin lors de la finalisation |
Traiter une commande
Ouvrez la commande depuis la liste : le panneau de détail montre le Client, la Commande (mode, paiement, dates, code promo éventuel), les Articles, l'Expédition, la Facture générée et l'Historique.
Commande à retirer en magasin
- Préparez la commande, puis cliquez sur 📦 Marquer comme prête
- À la remise, cliquez sur 🧾 Générer facture (PAYÉE) si elle a été réglée en ligne, ou 🧾 Facturer + encaisser si elle se règle au comptoir
Commande à livrer
- Cliquez sur 🚚 Expédier le colis
- La fenêtre Expédier la commande affiche le poids du colis et va chercher les offres des transporteurs. Le service choisi par le client au moment de sa commande est présélectionné
- Choisissez l'offre, puis Créer le colis
- Le n° de suivi, le lien de suivi et le transporteur s'affichent dans le bloc Expédition, un e-mail de suivi part au client et la commande passe en Prête
- Imprimez l'étiquette avec 🖨 Étiquette PDF
- À réception ou après expédition, finalisez avec 🧾 Générer facture (PAYÉE) / 🧾 Facturer + encaisser
⚠️ Un article dont la fiche ne porte pas de poids est compté au poids par défaut : la fenêtre d'expédition vous indique combien d'articles sont concernés. Complétez les fiches pour obtenir un tarif juste.
ℹ️ « Marquer comme prête » n'apparaît que sur les commandes à retirer. Une livraison passe obligatoirement par Expédier le colis, qui pose le suivi et prévient le client — sans quoi des commandes deviendraient « prêtes » sans colis.
💡 Si Sendcloud est en mode simulation, aucun colis réel n'est acheté : le numéro de suivi commence par
SIM, la mention Simulation s'affiche et aucune étiquette n'est disponible. C'est fait pour dérouler tout le parcours avant de souscrire l'abonnement transporteur.
Facture générée
La facture Epsylon est créée à la finalisation de la commande (passage en Facturée). Elle reprend les articles, ajoute une ligne Frais de livraison quand il y en a, et le client est créé automatiquement dans votre base s'il n'existe pas encore. Une commande déjà réglée en ligne produit une facture payée, avec le règlement rattaché. Le numéro de facture apparaît ensuite sur la commande.
Annulation et remboursement
- Ouvrez la commande, cliquez sur Annuler
- Indiquez éventuellement un motif, puis confirmez
Le stock est restitué si la commande était Confirmée ou Prête. Une commande déjà Facturée ne peut plus être annulée.
⚠️ Si la commande avait été payée en ligne, un avertissement vous rappelle que le remboursement est à faire manuellement depuis votre tableau de bord Stripe ou Alma. Epsylon ne déclenche aucun remboursement.
E-mails automatiques
| Événement | |
|---|---|
| Paiement en ligne confirmé | Confirmation de commande au client (Stripe et Alma) ; pour Stripe, une alerte est aussi envoyée à l'adresse du magasin |
| Colis créé | E-mail de suivi au client, avec le transporteur, le n° de suivi et un bouton « Suivre mon colis » |
À noter : une commande réglée au magasin ne déclenche pas d'e-mail de confirmation, et le passage en Prête d'une commande à retirer n'envoie pas non plus d'e-mail.
Suivi de commande côté client
Le client peut consulter l'état de sa commande depuis votre site à condition de fournir le numéro de commande ET son e-mail (protection contre l'énumération). Le suivi transporteur y apparaît dès qu'un colis a été créé (transporteur, n° et lien de suivi).