🚗 Flotte & Location
Le module Flotte & Location gère un parc de véhicules destinés à la location (trottinettes, vélos, scooters, etc.) : le parc lui-même, les contrats de location, les grilles tarifaires, ainsi qu'un suivi GPS optionnel.
⚠️ Ce module est distinct du module Véhicules de l'atelier (qui gère les véhicules réparés pour les clients). Ici, il s'agit de vos véhicules mis en location. Le module doit être activé pour votre magasin et l'accès est réservé aux administrateurs.
Accéder à la Flotte
Ouvrez l'écran Location (🚗). La page s'organise en onglets :
- Flotte — la liste de vos véhicules
- Contrats — les locations
- Occupation — statistiques d'occupation du parc
- Grilles tarifaires — vos barèmes de prix
En haut, des indicateurs affichent : véhicules disponibles, en location, en maintenance, contrats actifs, retards et CA du mois. Une alerte signale les contrats en retard de retour.
Gérer les véhicules
Cliquez sur + Ajouter un véhicule pour enregistrer un véhicule de location.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom interne | Identifiant lisible (ex. « Trottinette rouge #3 »), obligatoire |
| Marque / Modèle | Sélection dans vos listes (création possible à la volée) |
| Couleur, Année, Plaque | Informations descriptives |
| N° de série / VIN | Suggestions proposées à partir des numéros de série connus |
| Statut | Disponible, Maintenance ou Retiré |
| Kilométrage | En km ou en heures |
| Date & prix d'achat | Pré-remplissables depuis la fiche produit liée |
| Identifiant GPS / notes | Optionnels |
Si le véhicule correspond à un produit de votre catalogue (même marque/modèle), le prix d'achat peut être repris automatiquement et le produit lié à la fiche.
Statuts d'un véhicule
| Statut | Signification |
|---|---|
| Disponible | Louable |
| En location | Affecté à un contrat en cours (défini automatiquement) |
| Maintenance | Immobilisé, non louable |
| Retiré | Sorti de la flotte |
La fiche véhicule regroupe trois onglets : Locations (historique des contrats), Maintenance (réparations liées) et GPS.
Suivi GPS (optionnel)
Depuis l'onglet GPS d'un véhicule, vous pouvez générer un jeton secret. Un tracker externe envoie alors sa position sur l'adresse dédiée du véhicule. La dernière position connue (latitude, longitude, vitesse, batterie, horodatage) s'affiche sur la fiche. Le jeton peut être régénéré (l'ancien devient invalide).
Grilles tarifaires
L'onglet Grilles tarifaires permet de définir des barèmes de prix par paliers de durée (facturation à la journée ou à l'heure), applicables à l'ensemble du parc ou à un véhicule donné. Lors de la création d'un contrat, le prix suggéré est calculé automatiquement à partir de la grille correspondante.
Contrats de location
Depuis l'onglet Contrats, cliquez sur Nouveau contrat.
- Choisissez un véhicule disponible ; la disponibilité sur la période est vérifiée automatiquement
- Associez éventuellement un client (recherche dans la base clients)
- Renseignez la période (dates de début et de fin) et l'unité de facturation (jour / heure)
- Saisissez le prix (par jour ou par heure) — un prix issu de la grille peut être appliqué en un clic
- Précisez le moment du paiement (à la signature, au retour, ou acompte + solde), une éventuelle caution, une limite de kilométrage et le prix du km supplémentaire
Le total est calculé selon le nombre d'unités de la période.
Cycle de vie d'un contrat
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | Contrat créé, non confirmé |
| Réservé | Confirmé (nécessite un client) |
| En cours | Location démarrée : le véhicule passe « En location » |
| Clôturé | Véhicule retourné |
| Annulé | Contrat annulé |
- Confirmer un brouillon le passe en Réservé (un client doit être renseigné).
- Démarrer la location la passe En cours : on saisit le kilométrage de départ et on coche si la caution a été encaissée. Le véhicule devient « En location ».
- Clôturer / Retour enregistre le kilométrage de retour et si la caution est restituée. Si un dépassement de la limite de km est constaté, un surcoût est calculé automatiquement à partir du prix du km supplémentaire. Le véhicule redevient Disponible (sauf s'il reste affecté à un autre contrat actif) et son kilométrage est mis à jour.
- Annuler est possible tant que le contrat n'est pas clôturé (un motif peut être saisi) ; si le contrat était en cours, le véhicule redevient disponible.
Un contrat clôturé ne peut plus être annulé.
Paiements, caution et facture
Sur le détail d'un contrat, vous pouvez enregistrer des paiements (espèces, carte, virement, chèque, autre) et suivre l'état de la caution (à encaisser / encaissée / restituée). Une facture peut être générée pour le contrat, et un PDF du contrat est imprimable à tout moment.