🚗 Flotte & Location

Le module Flotte & Location gère un parc d'engins destinés à la location (trottinettes, vélos, scooters…) : le parc, les contrats, les cautions, les états des lieux, les grilles tarifaires, un suivi GPS optionnel et l'état des immobilisations.

Accès : menu Modules → Location.

⚠️ Ce module est distinct du module Véhicules de l'atelier : ici, il s'agit de vos engins, pas de ceux de vos clients. Il doit être activé pour votre compte.

⚠️ L'entrée de menu Location et sa page ne sont accessibles qu'aux rôles portant le droit Véhicules → Administration. Aucun rôle système ne le porte par défaut, pas même Dirigeant ou Manager : il faut l'ajouter au rôle voulu depuis la console Epsylon. Une fois la page atteinte, ce sont les droits Location du rôle qui commandent les gestes de comptoir (contrat, caution, état des lieux, facturation) — Dirigeant, Manager et Vendeur en disposent, le Technicien est en lecture seule.

L'écran Location

Six indicateurs en haut de page : Disponibles, En location, Maintenance, Contrats actifs, Retards, CA ce mois. Une alerte signale les contrats en retard de retour.

Sept onglets : Flotte, Contrats, Calendrier (occupation jour par jour), Occupation (statistiques sur 30 jours), Grilles tarifaires, Immobilisations et Conditions.

Ajouter un engin

Cliquez sur + Ajouter un véhicule. La première question est la plus importante : d'où vient l'engin ?

Provenance	Effet
Véhicule neuf (stock)	Vous désignez un article de votre stock, décrémenté à la validation avec un mouvement à l'appui ; s'il est suivi par numéro de série, vous choisissez l'exemplaire.
Véhicule d'occasion (racheté)	Vous désignez un article du catalogue d'occasion. Il quitte le catalogue de revente mais reste inscrit au livre de police : la sortie du registre n'aura lieu qu'à la revente. Le VIN du rachat est repris.
Saisie manuelle	L'engin n'est rattaché à rien : tout est saisi à la main, aucun mouvement de stock n'est généré.

Marque, modèle, prix d'achat et VIN se pré-remplissent depuis l'article choisi. Un engin racheté sous le régime de la TVA sur marge conserve ce régime.

Le reste du formulaire décrit l'engin : Nom interne (obligatoire, ex. « Trottinette rouge #3 »), marque et modèle (création possible à la volée), couleur, année, n° de plaque, n° de série / VIN, statut, kilométrage en km ou en heures, date et prix d'achat, identifiant du tracker GPS et notes internes.

Quatre statuts : Disponible (louable), En location (posé automatiquement par un contrat en cours), Maintenance (posé dès qu'une PEC d'entretien est ouverte sur l'engin) et Retiré (sorti de la flotte).

La fiche d'un engin s'ouvre sur une carte Provenance et cycle de vie, puis trois onglets : Locations, Maintenance (avec le bouton Nouvelle PEC d'entretien) et GPS. Dans ce dernier, Générer un token permet à un tracker externe d'envoyer sa position : la dernière position connue (latitude, longitude, vitesse, batterie, horodatage) s'affiche alors sur la fiche. Régénérer invalide immédiatement l'ancien token.

Grilles tarifaires

Une grille définit des paliers de durée (Min / Max, Max vide = illimité) avec un prix par unité, facturés à la journée ou à l'heure — par exemple 50 €/j pour 1 jour, 40 €/j à partir de 2 jours. Elle est générale ou associée à un véhicule, auquel cas elle prime pour cet engin. Le prix suggéré à la création d'un contrat en découle.

Contrats de location

Depuis l'onglet Contrats, + Nouveau contrat : choisissez un véhicule (la disponibilité sur la période est vérifiée), rattachez un client, renseignez la période et l'unité de facturation, appliquez le prix de la Grille ou saisissez-le, puis précisez le Paiement (à la signature / au retour / acompte + solde), la Caution, la Limite km et la Surcharge km. Le contrat est créé en brouillon.

Statut	Description
Brouillon	Créé, non confirmé
Réservé	Confirmé — un client est obligatoire
En cours	Location démarrée : l'engin passe « En location »
Clôturé	Véhicule retourné
Annulé	Contrat annulé

Confirmer passe le brouillon en Réservé.
Démarrer demande le kilométrage de départ et si « La caution a été encaissée ».
Clôturer le retour enregistre le kilométrage de retour et la restitution de la caution. Un dépassement de la limite de km facture automatiquement le surcoût. L'engin redevient disponible et son compteur est mis à jour.
Annuler reste possible tant que le contrat n'est pas clôturé ; si la location était en cours, l'engin redevient disponible.

Générer facture crée la facture du contrat ; Émettre la facture lui attribue son numéro définitif et la comptabilise — sinon l'émission se fait à la clôture du retour ou au premier encaissement. Imprimer le contrat produit le PDF à tout moment.

Conditions, états des lieux, caution

Le détail d'un contrat rassemble trois volets, dans l'ordre où on les utilise.

Conditions de location — Générer produit le document à partir de votre modèle, Envoyer à signer l'adresse au client avec un lien de signature ; le volet affiche ensuite « Signées par… le… ». Le texte se personnalise dans l'onglet Conditions, avec des variables comme {{customer_name}} ou {{deposit_amount}}.

États des lieux — deux constats par contrat, Départ et Retour. Établir (puis Modifier) ouvre la saisie : compteur, batterie, propreté, points de contrôle, dommages constatés, accessoires remis, observations, photos — et la signature du client, tracée au doigt sur la tablette.

Epsylon compare les deux constats et signale les dommages apparus pendant la location. Ce sont les seuls qui peuvent justifier une retenue sur caution : ceux déjà relevés au départ sont exclus.

Caution — le volet affiche la somme prévue, celle détenue, le moyen employé et la part retenue, avec l'historique des mouvements. Encaisser la caution demande le montant, le moyen (Espèces, Carte bancaire, Chèque, Virement, Empreinte CB (non encaissée)) et une référence ; Restituer demande la retenue pour dommages, son motif et le moyen de restitution — la part retenue donne lieu à une facture distincte, émise immédiatement.

Une caution en espèces est enregistrée en mouvement de caisse manuel : elle apparaît au ticket Z sans être comptée comme une vente.

Le contrat accepte par ailleurs des paiements (espèces, carte, virement, chèque, compte client, bon d'achat, autre).

Location en ligne

Sur la fiche d'un engin, cochez Proposer ce véhicule à la location en ligne et rédigez sa Description publique : l'engin devient visible dans le catalogue public exposé par l'API, avec son tarif — c'est votre site de vente qui l'affiche.

Une demande reçue crée un contrat en brouillon et une notification interne. Rien n'est bloqué ni facturé : l'engin reste disponible tant que vous n'avez pas confirmé le contrat. Le client suit sa demande avec son numéro de contrat et son email.

Sortir un engin de la flotte

Depuis la carte Provenance et cycle de vie, cliquez sur Sortir de la flotte et indiquez ce qu'il devient :

Remis en vente en occasion — prix de vente HT, TVA et état demandés. Un article d'occasion est créé au catalogue ; si l'engin venait d'un rachat, c'est l'article d'origine qui y retourne, avec son historique et son numéro de livre de police.
Mis au rebut
Repris par le fournisseur

Un motif peut être saisi. L'historique des contrats et des maintenances est conservé, et la carte de provenance indique la nature, la date et l'auteur de la sortie. Un engin sorti ne peut plus être loué ni entrer à l'atelier.

Si l'engin était immobilisé depuis moins de cinq ans, Epsylon affiche une estimation de régularisation de TVA à transmettre à votre cabinet. C'est une information : aucune écriture n'est générée.

Immobilisations et occupation

L'onglet Immobilisations donne, à une date d'arrêté, la valeur brute, les amortissements comptabilisés et la valeur nette comptable de chaque engin — l'état que réclame le cabinet pour justifier le poste au bilan. Un bouton passe les dotations manquantes à cette date. L'onglet Occupation mesure sur 30 jours, par engin, le nombre de locations, le taux d'occupation, les revenus et l'amortissement.