🪪 Immatriculation et carte grise
Pour les véhicules immatriculables — motos, scooters, voitures — Epsylon tient un dossier d'immatriculation par véhicule : plaque, numéro de formule, étapes, taxes payées au SIV et pièces du titulaire. Les taxes avancées pour le client se refacturent sur une note de sommes avancées, séparée de la facture du véhicule.
ℹ️ Le dossier n'apparaît que pour les types de véhicules immatriculables. Une trottinette ou un vélo n'en a pas.
Deux sortes d'argent, deux documents
Quand vous faites la carte grise pour votre client, deux choses différentes sont en jeu :
| Quoi | Où ça va | |
|---|---|---|
| Les taxes de l'État | taxe régionale, malus CO₂, taxe de gestion, acheminement | Vous les avancez au SIV pour le client et il vous les rembourse au centime. Ce n'est pas votre chiffre d'affaires, il n'y a pas de TVA : elles vont sur la note de sommes avancées |
| Votre prestation | frais de dossier, mise à la route | Votre chiffre d'affaires, TVA 20 % : sur la facture du véhicule, comme un article ordinaire |
⚠️ Ne facturez pas les taxes de la carte grise dans un forfait avec TVA : ce serait faire payer de la TVA sur une taxe de l'État. La note de sommes avancées est faite pour ça.
Ouvrir le dossier
Le dossier appartient au véhicule lui-même, pas à l'article du catalogue. Bouton Carte grise, depuis :
- la fiche article d'un véhicule neuf, onglet Numéros de série (une pastille montre l'étape du dossier sur chaque ligne) ;
- la fiche d'un article d'occasion ;
- la fiche du véhicule du client (carte grise d'un engin acheté ailleurs).
À la vente, le dossier reçoit le client, la facture et le véhicule du client. La plaque et le numéro de formule sont recopiés sur la fiche du véhicule du client, seulement s'ils y sont vides.
Ce que contient le dossier
Les étapes
À faire → Pièces réunies → Déposé → Carte reçue → Remis au client (ou Annulé), avec les dates de dépôt, de réception et de remise.
La carte grise
Immatriculation, N° de formule, Date d'immatriculation.
Les taxes payées au SIV
Taxe régionale (Y.1), malus CO₂ (Y.3), taxe de gestion (Y.4), acheminement (Y.5) — les montants du récapitulatif de paiement SIV, au centime — plus la date et le moyen du paiement au SIV (carte, virement, prélèvement…).
Le paiement au SIV est comptabilisé tout seul à la date saisie, sur le compte des sommes avancées (467), jamais en charge.
Les pièces
Demande d'immatriculation, mandat, pièce d'identité, justificatif de domicile, certificat de cession, ancienne carte grise, contrôle technique, récapitulatif SIV, certificat d'immatriculation… La liste des pièces attendues, à cocher, se règle par magasin (une liste pour le neuf, une pour l'occasion).
- Les pièces ne sont visibles que des utilisateurs du magasin, jamais par un lien public.
- Une fois la note émise, les pièces sont conservées 10 ans : elles se remplacent (l'ancienne version est gardée), elles ne se suppriment pas.
Émettre la note de sommes avancées
Dans le dossier, section Note de sommes avancées :
- Enregistrez le dossier (la note reprend les montants enregistrés)
- Joignez le justificatif — récapitulatif de paiement SIV, ou certificat d'immatriculation provisoire ou définitif
- Cochez Le justificatif joint est au nom et à l'adresse de [client]
- Cliquez sur Émettre la note
L'émission est refusée, avec la raison affichée, s'il manque le client, son adresse, le justificatif, l'attestation, la date du paiement SIV, ou si le total des taxes est nul.
La note :
- a sa propre numérotation (NSA…), séparée de celle des factures ;
- porte un seul total Net à payer, sans TVA, avec la mention légale des sommes avancées ;
- n'entre pas dans votre chiffre d'affaires ;
- est signée et chaînée comme vos autres documents de vente.
Tant qu'une note est active, les montants des taxes du dossier ne se modifient plus.
Encaisser
Le bouton Encaisser du dossier règle la note et la facture du véhicule en un seul geste (espèces, carte, chèque ou virement). La note peut aussi s'encaisser seule, comme n'importe quel document.
Annuler
Annuler la note émet une note d'annulation liée (montants négatifs), avec un motif facultatif. Le dossier redevient « à refacturer ». Une note déjà réglée ne s'annule pas : retirez d'abord le règlement.
Bon à savoir
- Dans Documents, le filtre Débours retrouve les notes de sommes avancées.
- Le dossier et ses pièces font partie de l'export complet de votre compte.
- Le kilométrage du véhicule se relève aussi à la prise en charge, à l'atelier.